Küçük işletmelerde en çok tartışma çıkaran konu, kimin kime ne kadar borçlu olduğudur. Defterdeki tek satırlık "kalan" bilgisi bu tartışmayı çözmez; hareketlerin kaydı çözer.
Bakiye bir sonuçtur, kayıt değil
Bir müşterinin "3.400 lira borcu var" bilgisi tek başına hiçbir şey ispat etmez. O rakam nasıl oluştu — hangi satıştan, hangi tarihte, hangi tahsilat düşüldükten sonra? Cari hesap tam olarak bunu tutar: her satış bir borç hareketi, her tahsilat bir alacak hareketi yazar ve bakiye bu hareketlerin toplamıdır.
Bu yüzden bakiye elle düzeltilmez. Yanlış bir rakam varsa yanlış olan hareket bulunur ve düzeltilir; sonuç kendiliğinden doğrulanır.
Defterin üç zayıf noktası
Kâğıt defter üç yerde yetersiz kalır:
Tarih sırası bozulur. Araya sıkıştırılan bir satır sonradan yazılmış mı, o gün mü yazılmış, anlaşılmaz.
İki yerde iki rakam olur. Tezgâhtaki defter ile arkadaki defter birbirini tutmaz.
Kaybolur. Yanan, ıslanan ya da kaybolan bir defterin yedeği yoktur.
Qatibo bunu nasıl tutuyor
Qatibo Esnaf ve Qatibo Business’ta cari hesap ayrı bir modüldür. Satış kaydedildiğinde cari harekete kendiliğinden düşer; tahsilat girildiğinde bakiye günceldir. Vadesi geçmiş alacaklar ayrıca görünür, tek tek defter taramanız gerekmez.
Kayıtlar silinmez. Yanlış bir kayıt düzeltilirken eski hâli kaybolmaz; sistem kimin neyi ne zaman değiştirdiğini kendi kayıt defterinde tutar.
