Wat is een rekening-courant en waarom is die veiliger dan een schrift?
In kleine bedrijven zorgt niets voor meer discussie dan de vraag wie wie hoeveel schuldig is. De enkele regel „saldo” in een schrift beslecht die discussie niet; de vastlegging van de bewegingen wel.
Een saldo is een uitkomst, geen registratie
Weten dat een klant „3.400 lira schuldig is” bewijst op zichzelf niets. Hoe is dat bedrag ontstaan — uit welke verkoop, op welke datum, na aftrek van welke ontvangst? Precies dat houdt een rekening-courant bij: elke verkoop schrijft een debetbeweging, elke ontvangst een creditbeweging, en het saldo is de som daarvan.
Daarom wordt het saldo nooit met de hand aangepast. Klopt een bedrag niet, dan wordt de verkeerde beweging gezocht en gecorrigeerd; de uitkomst klopt dan vanzelf.
De drie zwakke plekken van het schrift
Een papieren schrift schiet op drie punten tekort:
De chronologie loopt spaak. Bij een regel die ertussen is gepropt is niet te zien of die later of diezelfde dag is geschreven.
Twee plekken, twee bedragen. Het schrift bij de toonbank en dat in het magazijn komen niet overeen.
Het raakt kwijt. Van een verbrand, natgeregend of zoekgeraakt schrift is geen kopie.
Hoe Qatibo dit bijhoudt
In Qatibo Esnaf en Qatibo Business is de rekening-courant een eigen module. Wordt een verkoop geboekt, dan valt de beweging vanzelf in de rekening; wordt een ontvangst ingevoerd, dan is het saldo al bij. Vervallen vorderingen staan apart, u hoeft geen schrift door te bladeren.
Registraties worden niet gewist. Bij het corrigeren van een verkeerde boeking gaat de oude versie niet verloren; het systeem houdt zijn eigen logboek bij van wie wat wanneer veranderde.
